MORE שיתוף עובדים

צוותי שיתוף כמנוף לשיפור מתמיד ולמצוינות

"צוותי שיתוף"- הם צוותי דיאלוג "רוחביים" הפרוסים בחברה ובהם דנים חברי הצוות - עובדים ומנהלים, במגוון פערים בין "רצוי" ל-"מצוי" המזוהים בתהליכי הליבה של החברה. לאחר חקירת המהות של הפערים האלה, הם מגבשים הצעות פעולה אופרטיביות המוגשות להנהלה.

הצוותים מאוישים "אד הוק" ונפגשים לתקופת זמן מרבית של שלושה חודשים בהם הם מקיימים כ 12 פגישות בנות שעה וחצי-שעתיים כל אחת (פגישה מידי שבוע).

הצוותים פועלים במתודולוגיה מובנית המבוססת על עקרונות "מעגל השיפור" שעוצבו ביפן על ידי דמינג אבי תורת ה TQM ועמיתו ז'וראן. ומאז הם משמשים כמתודולוגיה מתאימה לפעילות מסוג זה.

בעבודתם, הצוותים מתבקשים להציג להנהלה המלצות אופרטיביות לשיפור או לשינוי תהליכים בארגון בדרך שתוביל להתקדמות משמעותית באתגר "יותר עם פחות". (יותר הכנסות בפחות הוצאות).

על פי מצב החברה – ההנהלה מגדירה את סדרי העדיפות של עבודת הצוותים. הגדרות מקובלות הן:

• חסכון והתייעלות

• שיפור שירות

• הגדלת מכירות

• שיפור חדשנות

• קיצור לוחות זמנים של מעגלי פעילות וקיצור זמני תגובה

• וכו'

בסיכום עבודתם ולפני שהם מכינים את ההמלצות להנהלה, הצוותים נדרשים להקפיד לבחון את המשמעויות הכלכליות של המלצותיהם ( ה ROI  של כל המלצה) וכן את ההשפעה הצפויה של יישום ההמלצות על הגורמים השונים המשפיעים על החלטות הנהלה בכירה:

• ההשפעה הצפויה על הלקוחות

• ההשפעה הצפויה על העובדים

• ההשפעה הצפויה על בעלי המניות

• ההשפעה הצפויה על הקהילה

• ההשפעה הצפויה על הרשויות

• ההשפעה הצפויה על התקשורת 

מהמחקר הרב הקיים בתחום זה (הבוחן לאורך זמן את האפקטיביות והיעילות של תוכנית "צוותי שיתוף") ומניסיוננו הרבה בהטמעת תוכניות כאלה במגוון רחב של ארגונים, עולה כי האפקטיביות של התוכנית במבחן "עלות-תועלת" היא גבוהה מאוד והארגון משיג ביישום התוכנית הישגים משמעותיים בערכם הכלכלי. בנוסף: מהמחקר עולה כי העובדים המשתתפים בתוכנית מאוד שבעי רצון מכך שקבלו הזמנה מההנהלה להיות שותפים להעצמת הארגון והם עושים זאת "מכל הלב" ,בהתלהבות ומסירות המשליכים גם על עבודתם הרגילה.

שלבי התהליך:

1. החלטת הנהלה על תחילת התהליך

2. הכשרת מנחים- מובילי צוותים.

3. קביעת הצוותים: הצוותים נקבעים על ידי ההנהלה. חלקם (צוותים חוצי ארגון) מקבלים נושא לטיפול שנקבע בהנהלה וחלקם (צוותים אורגניים הפועלים באזור מסוים או סביב תהליך מסוים) מתבקשים לחקור את כל אפשרויות השיפור (בהתייחס למטרת העל שהוצגה על ידי ההנהלה) בנושא שבסמכותם.

4. הפעילות: כל הצוותים מוכנסים לעבודה והמנחים ממשיכים לקבל סיוע לפי הצורך מהצוות היועץ. 

5. בסיום עבודתו - כל צוות מציג את תיאור תהליך העבודה ואת המלצותיו, להנהלה.